ทฤษฎีระบบ | PDCA

สวัสดีครับ

            วันนี้ขออนุญาตนอกใจเรื่องเทคโนโลยี ออกมาพูดเรื่องที่คู่ขนานกันอย่างการวางแผนในการทำงานกันบ้าง เพราะถ้าจะว่ากันตามตำราพิชัยสครามแล้ว ถ้าทำศึกโดยไม่มีการวางแผนโอกาสชนะก็แทบจะไม่มี หลายคนอาจจะตั้งคำถามว่าแล้วงานที่ทำมันจะต้องวางแผนยังไง จริงๆ แล้วในโลกนี้มีหลักการทำงาน และทฤษฎีมากมายให้เลือกใช้ ซึ่งบางทฤษฏีก็เหมาะสม แต่บางทฤษฏีก็ซับซ้อนเกินไปสำหรับงานของเรา แล้วมีทฤษฏีไหนที่ครอบคลุมรูปแบบของงานทุกประเภท

            ทฤษฏีที่ผมแนะนำก็คือ ทฤษฏี PDCA ครับ PDCA ที่ว่านี้เป็นคำย่อนะครับ มาจากกระบวนการทำงานทั้ง 4 ขั้นตอน ที่ทำเป็นวงรอบวนไปเรื่อยๆ โดย PDCA ย่อมาจาก Plan-Do-Check-Act ซึ่งหลักการใช้งานทฤษฏี PDCA นั้น ก็มักจะมาจากความต้องการในการพัฒนาปรับปรุงงานประจำที่เราอยู่ โดยจะเห็นว่าขั้นตอนของ PDCA มีแค่ 4 ขั้นตอนเท่านั้นจึงมีวงรอบในการใช้งานที่สั้น กระชับ ง่ายต่อการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงระบบงานให้พัฒนาก้าวหน้าไปได้อยู่เสมอ โดยในแต่ละกระบวนการมีรูปแบบการทำงานดังนี้

1. Plan คือ ขั้นตอนการวางแผน
2. Do คือ การลงมือปฏิบัติตามแผนที่วางไว้ 
3. Check คือ การตรวจสอบกระบวนการ หรือการวัดประเมินผล
4. Act คือ การนำเอาปัญหาที่ได้จากการตรวจสอบ หรือวัดประเมินผล มาทำการปรับปรุงกระบวนการทั้งหมด โดยจะกลับไปเริ่มที่การวางแผนอีกครั้ง

            จะเห็นได้ว่า PDCA เป็นเครื่องมือพื้นฐานในการพัฒนาคุณภาพงานในทุกรูปแบบ ถ้านึกภาพไม่ออก ผมจะแสดงรูปแบบการใช้ PDCA กับระบบ Teleconference ที่ผมเคยนำมาพัฒนาระบบงานดูครับ

เมื่อปี 2556 ผมเริ่มใช้ระบบ PDCA กับตารางการจัดกิจกรรมประชุมทางไกลก่อน เนื่องจากเกิดปัญหาของการหลงลืม ว่าวันนี้มีกิจกรรมของน้องในหน่วยงาน ซึ่งแต่เดิมเราใช้วิธีเขียนในปฏิทินใหญ่ๆ ที่แปะไว้ข้างตู้!!!
เมื่อตอนปรับปรุงผมจึงกำหนด PDCA แบบง่ายๆ ดังนี้


การปรับปรุงครั้งที่ 1 (ใช้เวลา 1 เดือน)

1. Plan เริ่มวางแผนโดยการดูข้อมูล ว่าปกติแล้วการรับเรื่องขอจัดกิจกรรมประชุมทางไกลและแบ่งงานรวมถึงขั้นตอนต่างๆ จะใช้วิธีบอกกัน เตือนกัน มาเป็นกระดาษ check list ว่าใครรับงานไหน และงานนั้นผ่านขั้นตอนใดไปแล้ว
2. Do ทดลองใช้ระบบนี้
3. Check ทำการเก็บสถิติความผิดพลาดคลาดเคลื่อนในการดำเนินงาน
4. Act สรุปผลการทำงาน พบว่าแก้ไขเรื่องความผิดพลาดได้ดี แต่ยังมีจุดอ่อนที่ต้องคอยมามาดูเอกสาร จึงนำมาสู่การปรับปรุงครั้งที่ 2

การปรับปรุงครังที่ 2 (ใช้เวลา 2 เดือน)

1. Plan วางแผนระบบ Google ในการลงบันทึกวันที่มีการจัดกิจกรรม แล้ว Share กันในกลุ่ม ใช้ร่วมกันกับระบบ Check list
2. Do ใช้ระบบร่วมกัน
3. Check วัดประเมินผลทั้งในส่วนของผู้ปฏิบัติงาน และความพึงพอใจของผู้ขอใช้บริการ
4. Act สรุปผลการทำงาานเป็นที่น่าพอใจ ไม่เกิดความผิดพลาดขึ้นเลย และยังสะดวกสบายสามารถ แต่ก็ยังมีการใช้กระดาษเยอะอยู่ และยังขาดรายละเอียดในแต่ละขั้นตอน จึงนำไปสู้การวางแผนพัฒนาในวงรอบต่อๆ ไป

            จะเห็นได้ว่าการใช้ PDCA อย่างเข้าใจ และเข้าถึงตัวเนื้องาน จะช่วยปับปรุง แก้ไข กระบวนการทำงานได้ในระบดับหนึ่ง และเมื่อหมดวงรอบที่เรากำหนดแล้ว ก็จะต้องทำการวางแผน (Plan) ในการพัฒนาวงรอบต่อไป ถ้าใครทำงานกับผมจะเห็นว่าผมมีการเปลี่ยนแปลงอยู่เรื่อยๆ หนึ่งเดือนครั้งบ้าง สองเดือนครั้ง สามเดือนครั้งบ้าง อยู่กับความยากง่ายของระบบในวงรอบนั้นๆ จนทำหลายคนมาถามพี่ๆ ทำไมพี่โลเลเปลี่ยนบ่อยจัง จนต้องนั่งอธิบายกันไปเรื่อยๆ ว่า ถ้าใช้ PDCA เราก็ต้อง Active ตลอดเวลา แต่เชื่อผมเถอะครับ PDCA นั้นไม่ยาก และมันช่วยให้เราจบปัญหาและปรับปรุงงานได้อย่างดีครับ